Uso de discos ópticos compactos o cintas magnéticas en la contabilidad

La regla I.2.8.1 de la Resolución Miscelanea Fiscal para 2014 nos dice que, Para los efectos de los artículos 28 del CFF, 31, último párrafo y 52 de su Reglamento, los contribuyentes que opten por microfilmar o grabar parte de su contabilidad, podrán utilizar discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, siempre que cumplan con los requisitos siguientes:

1. Usar en la grabación de la información discos ópticos de 5.25″ ó 12″, discos compactos o cintas magnéticas, cuyas características de grabación impidan borrar la información.

   Los discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, deberán tener una etiqueta externa que contenga el nombre, la clave en el RFC, el número consecutivo de dichos medios, el total de los documentos grabados, el periodo de operación y la fecha de grabación. Los documentos deberán ser grabados sin edición alguna y en forma íntegra, mediante un digitalizador de imágenes que cubra las dimensiones del documento más grande, con una resolución mínima de 100 puntos por pulgada.

2. Tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema ágil de consulta que permita a las mismas localizar la documentación de una manera sencilla y sistemática.

   La consulta de documentos grabados en los dispositivos mencionados, deberá ser tanto por los expedidos como por los recibidos, clasificados conforme se establece en el artículo 52 del Reglamento del CFF. (Según yo, dicho artículo no tiene nada que ver con el tema… :-S )

   El último documento grabado en el dispositivo, deberá contener el valor total de los asientos de diario, identificando el total de créditos y cargos del mes.

3. Tratándose de documentos que contengan anverso y reverso, grabarlos consecutivamente, haciendo referencia o anotando en el anverso que la información se complementa con la contenida en el reverso del mismo documento y haciendo referencia o anotando en el reverso de cada uno de ellos, los datos que permitan identificar el anverso.

Cuando se trate de documentos que contengan varias fojas, las mismas se grabarán consecutivamente y en la primera de ellas deberá señalarse el número de fojas de las que consta.

Plazos para conservar la contabilidad

De acuerdo con el tercer párrafo del artículo 30 del CFF, Para efectos fiscales, la contabilidad se deberá conservar durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con la documentación correspondiente.

Casos en que el plazo de conservación de la contabilidad se debe comenzar a computar de manera diferente.

1. Si se trata de la contabilidad y de la documentación relativa a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de conservación comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.

2. En el supuesto de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubieran promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin.

3. Por lo que se refiere a las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del ISR al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 (ganancia en enajenación de acciones) y 23 (acciones por las que se hubieran calculado el costo) de la ley de la materia, así como declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, se deberán conservar por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato.

En el caso de que la autoridad hacendaria haya iniciado sus facultades de comprobación, ya no se pueden realizar los asientos contables que en su momento no se registraron es decir si se omitió asentar registros en la contabilidad dentro de los plazos establecidos en las disposiciones tributarias, dichos registros sólo podrán efectuarse después de que la omisión correspondiente haya sido asentada en acta parcial, de una visita domiciliaria; esta obligación subsistirá incluso cuando las autoridades hubieran designado un depositario distinto al contribuyente, siempre que la contabilidad permanezca en alguno de sus establecimientos.

Los contribuyentes deberán tener a disposición de las autoridades tributarias en los establecimientos, sucursales, locales, puestos fijos o semifijos en la vía pública, y en su caso, en el lugar en donde almacenen las mercancías, su cédula de identificación fiscal expedida por el SAT o la solicitud de inscripción al RFC o copia certificada de cualquiera de dichos documentos, así como los comprobantes que amparen la legal posesión o propiedad de las mercancías que tengan en esos lugares.

Cuando los libros o demás registros de contabilidad del contribuyente se inutilicen parcialmente, el artículo 35 del CFF nos dice que se deberán reponerse los asientos ilegibles del último ejercicio pudiendo realizarlos por concentración. Cuando se trate de la destrucción o inutilización total de los libros o demás registros de contabilidad, el contribuyente deberá asentar en los nuevos libros o en los registros de contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo, pudiéndose realizar por concentración.

En los casos a que se refiere este artículo, el contribuyente deberá conservar, en su caso, el documento público en el que consten los hechos ocurridos hasta en tanto no se extingan las facultades de comprobación de las Autoridades Fiscales.